6 cách nên làm để giữ an toàn cho dữ liệu Microsoft 365 của bạn

Khi các cuộc tấn công khai thác cấu hình bảo mật ngày càng gia tăng thì người dùng cần đặc biệt lưu ý nâng cao bảo mật, đề phòng bị tin tặc đánh cắp dữ liệu trên tài khoản Microsoft 365 của mình.

Bảo vệ email để chống lại các cuộc tấn công

Email lừa đảo được gửi đến khi ransomware được phát tán qua các liên kết độc hại và tệp đính kèm email là một trong những mối quan tâm hàng đầu về bảo mật dữ liệu mà các tổ chức phải đang phải đối mặt.

Và, Microsoft Defender dành cho Microsoft 365 có thể giúp các tổ chức bảo vệ người dùng khỏi các cuộc tấn công lừa đảo dựa trên các sự mạo danh độc hại. Tính năng Advanced Threat Protection (bảo vệ đe dọa nâng cao) ngăn chặn các email có liên kết và tệp đính kèm độc hại xâm nhập vào hộp thư đến, hạn chế việc vô tình mở vào các liên kết hoặc tệp đính kèm độc hại.

Microsoft 365 cung cấp nhiều tính năng bảo mật gốc nhưng cần được sử dụng đúng cách để phát huy khả năng bảo vệ tối ưu.

Thêm một lớp bảo mật bổ sung

Thông thường, người dùng sẽ nhập tên đăng nhập và mật khẩu để xác minh danh tính của mình khi thực hiện đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365. Tuy nhiên, để nâng cao hơn nữa, bạn nên bổ sung thêm một lớp bảo mật xác thực đa yếu tố MFA của Microsoft. Đây là một cách hiệu quả để giúp người dùng tăng cường bảo mật dữ liệu trên Microsoft 365.

Xác thực đa yếu tố MFA cung cấp quy trình xác minh 2 bước đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều ứng dụng hiện nay, bao gồm cả ngân hàng trực tuyến. Nó bảo vệ người dùng Microsoft 365 khỏi các cuộc tấn công mạng nhắm vào các tài khoản có mật khẩu yếu dễ bị đánh cắp. Việc bật tính năng này trên Microsoft 365 sẽ cung cấp một lớp bảo mật bổ sung cho các công cụ cộng tác.

Giữ tài khoản quản trị an toàn

Các tài khoản quản trị mà bạn sử dụng để giám sát công việc trên Microsoft 365 bao gồm các đặc quyền nâng cao khác nhau. Khi tài khoản quản trị bị xâm phạm, hậu quả có thể sẽ trở nên tồi tệ hơn rất nhiều so với việc xâm phạm tài khoản cá nhân.

Đó chính là lý do vì sao Microsoft đã bổ sung thêm các tài khoản quản trị chỉ đọc để giúp người dùng cấp quyền cần thiết mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao.

Ngoài ra, người dùng có thể tận dụng dịch vụ Quản lý danh tính đặc quyền (PIM) để quản lý, kiểm soát và giám sát quyền truy cập vào các tài nguyên quan trọng trong một tổ chức. Các tài nguyên đó có thể bao gồm Azure AD, Microsoft 365 và Microsoft Intune.

Với dịch vụ này, tổ chức của bạn có thể giảm thiểu rủi ro bảo mật bằng cách cho phép người ra quyết định chỉ định trạng thái quản trị viên tạm thời cho những người dùng cụ thể. Quyền truy cập có thể được kiểm soát dựa trên thông tin cần thiết và khoảng thời gian người dùng yêu cầu đặc quyền quản trị viên.

Tăng cường các lớp bảo mật cho tài khoản là vô cùng cần thiết.

Bảo vệ dữ liệu khi truyền tải

Microsoft 365 trang bị một số khả năng mã hóa dữ liệu tích hợp và BitLocker là một tính năng mã hóa dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ mã hóa ổ cứng trên các thiết bị của Microsoft. Nó đảm bảo cho bất kỳ thiết bị nào bị mất hoặc đánh cắp sẽ khó cả khả năng tìm nạp dữ liệu.

Ngoài ra, kết nối TLS có thể được tận dụng để bảo mật tệp trên SharePoint Online hoặc OneDrive for Business thông qua mã hóa tốt nhất trong lớp.

Office Message Encryption là một tính năng tuyệt vời khác cho phép các tổ chức gửi và nhận các thư email được mã hóa giữa mọi người ở cả bên trong và bên ngoài tổ chức của mình. Người nhận chỉ có thể truy cập các thư được mã hóa này sau khi đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, tài khoản Microsoft 365 hoặc nhập mật mã dùng một lần.

Sử dụng trình duyệt web an toàn trên các thiết bị

Quản lý thiết bị là điều cần thiết đối với mọi người dùng Microsoft 365, đặc biệt là trong thời điểm dữ liệu và tài nguyên chung được truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại di động, máy tính bảng, đồng hồ thông minh và máy tính xách tay.

Với tính năng Quản lý thiết bị di động (MDM) của Microsoft 365, các tổ chức có thể đảm bảo duyệt web an toàn và trải nghiệm người dùng cuối nhất quán trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau. MDM cho phép người dùng Microsoft 365 đăng ký thiết bị của họ, cài đặt các ứng dụng nội bộ dành cho doanh nghiệp và quản lý thiết bị di động thông qua cổng web. Mục tiêu của công cụ này nhằm cho phép người dùng làm việc hiệu quả và an toàn hơn trên hầu hết mọi thiết bị ở mọi nơi.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể tận dụng Microsoft Intune cho MDM và Quản lý ứng dụng di động (MAM). Intune cung cấp khả năng bảo mật chuyên sâu hơn so với dịch vụ Microsoft 365 MSM tích hợp sẵn.

Sử dụng chính sách ngăn chặn mất dữ liệu (DLP)

Với chính sách DLP hiệu quả trong Trung tâm Tuân thủ và Bảo mật Microsoft 365, các tổ chức có thể xác định và tách biệt các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm trên các vị trí khác nhau bao gồm SharePoint Online, Microsoft Teams, Exchange Online và OneDrive.

Chính sách ngăn chặn việc vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm qua email bằng cách tự động chặn các email trước khi được gửi đi. Chính sách DLP cũng giám sát và bảo vệ tất cả các tệp nhạy cảm trong các phiên bản máy tính để bàn của Word, Excel và PowerPoint.

Điều cần thiết đối với những người dùng Microsoft 365 là phải liên tục tập trung vào việc thiết lập một nền văn hóa mạnh mẽ về bảo mật dữ liệu Microsoft 365 trong một tổ chức.

Giáo dục người dùng về cách đảm bảo quyền riêng tư của mật khẩu, nhận dạng email lừa đảo, hiểu các khía cạnh bảo mật của thiết bị di động hoặc máy tính xách tay và mọi khía cạnh trong quan điểm bảo mật dữ liệu của tổ chức đều quan trọng như thế nào.