Cách sao lưu và khôi phục email trong Microsoft Outlook

Cách sao lưu và khôi phục email trong Microsoft Outlook

15-12-2020 Lượt xem: 1,065

Các hệ thống email hiện đại giữ thư của bạn trên đám mây để bạn có thể truy cập từ bất kỳ đâu nhưng chúng cũng có giới hạn dung lượng nên bạn cần thực hiện sao lưu cũng như khôi phục bản sao lưu của chúng trên Microsoft Oulook để có thể lưu trữ lâu hơn.

Cách sao lưu trong Microsoft Outlook

Sao lưu trong Microsoft Outlook rất dễ dàng, các bản sao lưu được lưu trữ trong các tệp lưu trữ cá nhân có thể mở trực tiếp trong Outlook.

  • Bước 1: Truy cập vào Microsoft Outlook rồi nhấn vào File trong ribbon

  • Bước 2: Trong mục Open & Export, chọn Import/Export > Export a file > Next

  • Bước 3: Từ cửa sổ hiện ra chọn Outlook Data File > Next

  • Bước 4: Bạn có thể chọn một thư mục riêng lẻ như Archie nhưng nếu bạn muốn sao lưu tất cả các email của mình thì hãy nhấp vào tên hộp thư của bạn và đảm bảo chọn Include subfolder > Next

Theo mặc định, tệp của bạn sẽ được đặt tên là "backup.pst" và được lưu trữ trong thư mục Microsoft Outlook mặc định của Windows nhưng bạn có thể thay đổi vị trí và tên tệp.

Nếu bạn lưu tệp có cùng tên với tệp PST khác ở vị trí đó, các email sẽ được lưu vào cùng một tệp. Đây là những gì phần Options có thể thực hiện được để thay thế các email trùng lặp hay không hoặc hoàn toàn không xuất các email trùng lặp. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Finish.

Outlook sẽ tạo tệp PST ở vị trí bạn đã chỉ định, siêu dữ liệu như thuộc tính như mục (chế độ xem, quyền và cài đặt tự động lưu trữ), quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn không được xuất.

Sử dụng tính năng sao lưu như một bản sao lưu ngoại vi để tạo dung lượng trong tài khoản IMAP của bạn hoặc để di chuyển email vào một tài khoản khác hoặc Microsoft Outlook trên một thiết bị khác.

Cách khôi phục bản sao lưu trong Microsoft Outlook

Khi đã có tệp PST, bạn có thể cần nhập dữ liệu trong đó trở lại Microsoft Outlook và nó có thể thực hiện một cách dễ dàng như khi xuất tệp.

  • Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn rồi nhấp vào File > Open & Export > Import/Export

  • Bước 2: Chọn Import from another program or file > Next

  • Bước 3: Đánh dấu tùy chọn Outlook Data File > Next 

  • Bước 4: Chọn tệp PST mà bạn muốn nhập và chọn có thể thay thế các email trùng lặp. Khi hoàn tất, bạn chọn Next

  • Bước 5: Chọn thư mục bạn muốn nhập hoặc toàn bộ hộp thư nếu đây là những gì bạn đã xuất và chọn nhập các tệp vào thư mục hiện tại mà bạn đang ở hoặc các thư mục có cùng tên mà bạn đã xuất. Nếu bạn đang khôi phục từ bản sao lưu hoặc chuyển mail của mình sang thiết bị mới, bạn hãy chọn Import items into the same folder in và chọn tài khoản thư để nhập chúng vào. Điều này sẽ tạo ra cùng một cấu trúc thư mục mà bạn đã xuất sang PST

  • Bước 6: Khi hoàn tất chọn Finish

Giờ đây, email của bạn sẽ được nhập vào Microsoft Outlook. Nếu bạn đang nhập email từ một tài khoản khác và sử dụng IMAP hoặc MAPI thì các thư đã nhập sẽ được đồng bộ hóa với máy chủ email và bạn sẽ có thể truy cập chúng từ các thiết bị khác. Tùy thuộc vào số lượng email mà bạn có thể mất chút thời gian để quá trình đồng bộ hóa hoàn tất.

Hãy nhớ những dữ liệu meta như thuộc tính thư mục (chế độ xem, quyền và cài đặt tự động lưu trữ), quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn không được xuất và PST nên chúng cũng sẽ không được nhập và bạn sẽ phải tạo lại chúng.

 

Bài viết liên quan


0913.111111

Chỉ đường

Chat FB

Chat Zalo

0913.111111