Mẹo sử dụng OneDrive như một chuyên gia

Trong những năm qua, OneDrive đã bổ sung rất nhiều các tính năng mới giúp bạn sao lưu tệp và ảnh vô cùng hữu ích để biến nó thành một dịch vụ đáng tin cậy.

OneDrive là gì?

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft. Nó cho phép người dùng lưu trữ tất cả các tập tin quan trọng một cách an toàn và bạn có thể truy cập vào nó ở bất cứ nơi đâu, trên bất cứ thiết bị nào. Sở dĩ, OneDrive cho phép người dùng đồng bộ các dữ liệu hoặc truy cập chúng từ nhiều trình duyệt web khác nhau.

Những tùy chọn tốt nhất trên dịch vụ lưu trữ đám mây.

Ưu điểm của OneDrive

Cho dù bạn đang sử dụng máy tính hay thiết bị di động thì OneDrive cũng mang đến cho bạn những lợi ích như:

• Có thể đồng bộ hóa các tệp dữ liệu giữa đám mây và thư mục cục bộ

• Truy cập vào các tệp từ nhiều thiết bị khác nhau nhờ phần mềm ứng dụng khách có sẵn cho bất kỳ nền tảng nào

• Cung cấp khả năng bảo vệ bằng ransomware, cho phép người dùng khôi phục các phiên bản đã lưu trước đó từ đám mây

• Dễ dàng chia sẻ tệp tài liệu, ảnh,... với người thân, đồng nghiệp

Mẹo sử dụng OneDrive như một chuyên gia

Thiết lập thư mục đồng bộ cục bộ

Khi thực hiện đăng nhập vào OneDrive lần đầu tiên, bạn có thể chọn thư mục lưu trữ tệp của bạn để đồng bộ hóa từ đám mây. Vị trí mặc định khi bạn không chọn nơi lưu trữ sẽ là thư mục OneDrive trong hồ sơ người dùng. Tuy nhiên, tùy chọn này vô cùng hữu ích khi bạn có ổ đĩa thứ cấp được định dạng bằng NTFS có nhiều dung lượng hơn ổ đĩa hệ thống của bạn.

Sau đó, chọn thư mục muốn cung cấp cục bộ bằng các bước: Mở OneDrive Settings > chọn tab Account > chọn Choose Folders. Lúc này, tùy chọn Make all files available sẽ được chọn mặc định, có thể lưu trữ tốt ngay cả khi bạn có hàng trăm gigabyte tệp trên đám mây và có bộ nhớ cục bộ hạn chế.

Thiết lập tệp theo yêu cầu

Thiết lập tệp theo yêu cầu là một tính năng đặc trưng của OneDrive trên Windows 10. Nó cung cấp cho người dùng khả năng duyệt qua toàn bộ bộ sưu tập tệp OneDrive của mình bằng cách sử dụng File Explorer ngay cả khi những tệp đó không được đồng bộ hóa với PC.

Nếu bạn mở một tệp, OneDrive sẽ tải xuống ngay lập tức hoặc bạn cũng có thể đánh dấu các tệp này là khả dụng ngay cả khi không kết nối Internet.

Để sử dụng tính năng này, bạn có thể thực hiện các thao tác:

• Bước 1: Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp hoặc thư mục nào

• Bước 2: Chọn Always keep on this device. Biểu tượng đồng nhất màu xanh lá cây trong cột Status sẽ cho bạn biết tệp nào khả dụng khi ngoại tuyến.

Biểu tượng cho biết các tệp khả dụng cục bộ ngay cả khi ngoại tuyến.

• Bước 3: Nếu bạn không cần giữ các bản sao ngoại tuyến đó nữa, hãy bấm chuột phải vào tệp hoặc thư mục đó rồi chọn Free up space để xóa các bản sao cục bộ.

Đồng bộ hóa các thư mục Desktop, ảnh hoặc tài liệu của bạn

Tính năng này được Microsoft bổ sung lần đầu tiên vào năm 2018 giúp bạn có thể tùy chọn chuyển hướng bất kỳ hoặc cả 3 thư mục hệ thống là một phần hồ sơ người dùng của bạn tới đám mây. Hiệu ứng giống như khi bạn thay đổi vị trí mặc định của thư mục Desktop, Documents hoặc Picture thành một thư mục có tên phù hợp trong thư mục OneDrive của bạn, cung cấp cho bạn bản sao lưu cập nhật liên tục của tất cả các tệp cá nhân.

Để thực hiện thay đổi này, bạn hãy mở OneDrive Settings > chọn Backup > Manage Backup > chọn tùy chọn bạn muốn cho từng thư mục.

Giữ cho các thư mục hệ thống được đồng bộ hóa với đám mây là một cách hiệu quả để sao lưu chúng.

Sau khi hoàn tất việc thay đổi, OneDrive sẽ di chuyển các tệp từ thư mục tương ứng trong hồ sơ cục bộ sang thư mục phù hợp trong OneDrive và hợp nhất mọi tệp hiện có từ thư mục dựa trên đám mây. Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa với OneDrive trên tất cả các thiết bị của bạn.

Chia sẻ một tập tin với một liên kết nhanh

Nếu bạn có một tệp được lưu trữ trong OneDrive và bạn muốn chia sẻ tệp đó với người khác, có một cách cực nhanh để hoàn thành tác vụ đó.

Bạn chỉ cần bấm chuột phải vào tệp trong File Explorer > chọn Share a OneDrive link để tạo một liên kết ngắn và sao chép nó vào Clipboard > dán vào email hoặc nơi bạn muốn chia sẻ. Từ đây, bất kỳ ai cũng có thể xem và chỉnh sửa tệp mà bạn vừa chia sẻ.

Thông báo liên kết đến tệp được chia sẻ đã được sao chép vào Clipboard.

Chia sẻ tệp với tính bảo mật cao hơn

Khi muốn chia sẻ tệp nhưng lại bảo vệ liên kết được chia sẻ, không muốn cho phép người nhận chỉnh sửa tệp hoặc hạn chế người xem tệp, bạn có thể:

• Bước 1: Bấm chuột phải vào tệp hoặc thư mục trong File Explorer > chọn More OneDrive sharing options để mở OneDrive trên trình duyệt web với hộp thoại Share mở cho đối tượng bạn đã chọn

Đặt ngày hết hạn ngắn để ngăn các liên kết bị xâm nhập và sử dụng lại sau này.

• Bước 2: Điều chỉnh bất kỳ tùy chọn nào bạn muốn > nhấp để nhận liên kết hoặc mở cửa sổ email > sử dụng nút More để chia sẻ liên kết lên mạng xã hội hoặc các dịch vụ truyền thông khác.

Tạo thư mục chia sẻ cho người thân hoặc đồng nghiệp

Một trong những cách chia sẻ tệp qua OneDrive dễ nhất là thiết lập một thư mục chuyên dụng mà bạn và những người khác có thể sử dụng. Tùy chọn này vô cùng tuyệt vời để bạn có thể chia sẻ với người thân, đồng nghiệp.

• Bước 1: Tạo thư mục bạn muốn dùng để chia sẻ trên OneDrive

• Bước 2: Đồng bộ hóa thư mục đó với đám mây và gửi liên kết được chia sẻ tới thư mục đó với những người mà bạn muốn chia sẻ

• Bước 3: Liên kết sẽ được gửi đến người thân, bạn bè và đồng nghiệp của bạn đến OneDrive trên Web và họ có thể chọn Add to my OneDrive để thêm thư mục được chia sẻ vào OneDrive của họ. Nó sẽ tự động hiển thị trong File Explorer và bất kỳ tệp nào bạn thêm, chỉnh sửa sẽ được đồng bộ hóa với mọi người.

Các thay đổi trên thư mục được chia sẻ trong OneDrive sẽ được hiển thị cho bất kỳ ai có quyền truy cập.

Trên đây là những điều hữu ích mà bạn nên làm khi sử dụng OneDrive. Hy vọng với chia sẻ này của Vương Khang, bạn có thể giải quyết công việc của mình nhanh chóng, an toàn với OneDrive.