Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Microsoft Word là ứng dụng văn phòng quen thuộc và phổ biến mà bất cứ ai sử dụng máy tính cũng biết đến. Tuy nhiên, ứng dụng này chứa đầy các mẹo và thủ thuật ít được biết đến cho phép làm việc hiệu quả hơn với các tính năng hữu ích không phải ai cũng biết.

Sử dụng nút "Show/Hide ¶" để hiển thị tất cả các ngắt dòng của bạn

Nếu bạn đang định dạng một thứ gì đó phức tạp hơn các đoạn văn bản cơ bản, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, thì biểu tượng "¶" chính là người bạn của bạn. Điều này cho bạn thấy mọi ngắt dòng trong tài liệu của bạn, đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo tất cả các khoảng cách đều chính xác và nhất quán.

Bạn có thể tìm thấy nút "Show/Hide ¶" trong thanh công cụ "Paragraph Settings", theo mặc định, nút này nằm ở đầu màn hình trong tab "Home". Nó có thể giống như một biểu tượng ¶.

Các chỉ báo như thế này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi định dạng tài liệu của mình.

Các ký hiệu không bị xâm phạm và bạn có thể dễ dàng viết và chỉnh sửa chúng ở chế độ nền hoặc bạn có thể bật và tắt các ký hiệu nếu cần.

Chuyển đổi PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa

Khi bạn mở PDF trong Word, nó sẽ tự động chuyển đổi biểu mẫu sang định dạng .docx, cho phép bạn nhập văn bản vào tài liệu.

Các tệp PDF có thể tải xuống, như W-4, có thể được điền sau khi chuyển đổi sang định dạng tài liệu Word.

Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn điền vào các biểu mẫu từ máy tính của mình, thay vì bằng bút và giấy.

Ký tên của bạn trên bất kỳ tài liệu nào

Tất nhiên, các biểu mẫu quan trọng nhất của bạn cũng có thể yêu cầu chữ ký. May mắn thay, bạn có thể vẽ chữ ký bằng Word và thêm nó vào bất kỳ tài liệu nào.

• Bước 1: Nhấp vào "Insert" ở đầu màn hình, sau đó nhấp vào "Shapes"

• Bước 2: Trong phần "Lines", hãy nhấp vào biểu tượng ngoài cùng bên phải - biểu tượng đó sẽ giống như một nét vẽ nguệch ngoạc

Công cụ vẽ dạng tự do được liệt kê trong “Lines”.

• Bước 3: Con trỏ của bạn sẽ biến thành hình chữ thập > Nhấp và kéo chuột vào bất kỳ đâu để viết chữ ký của bạn. Sau khi bạn hoàn thành, nó sẽ được chuyển đổi thành một bức tranh mà bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước.

Chữ ký của bạn được vẽ trong Word có thể trông không đẹp, nhưng rất dễ tạo và di chuyển.

Viết chữ ký bằng chuột có thể không đẹp, nhưng nếu bạn có màn hình cảm ứng hoặc máy tính bảng vẽ, bạn có thể sử dụng nó thay cho chuột của mình.

Bảo vệ tài liệu riêng tư của bạn bằng mật khẩu

Với mức độ phổ biến làm việc tại nhà, bạn có thể có các tài liệu trên PC tại nhà của mình được các luật như HIPAA đặc quyền hoặc bảo vệ hợp pháp.

Để tăng cường bảo mật, bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu vào tài liệu. Điều này sẽ làm cho nó để bất kỳ ai mở tài liệu sẽ cần phải nhập mật khẩu để xem nó.

• Bước 1: Nhấp vào “File" ở góc trên cùng bên trái

• Bước 2: Trên màn hình xuất hiện, hãy nhấp vào "Protect Document", sau đó nhấp vào "Encrypt with Password"

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp mật khẩu cho nó. Bạn có thể nhập bất cứ thứ gì ở đây, nhưng hãy nhớ nó - không có cách nào để khôi phục mật khẩu nếu bạn quên.

Không có bất kỳ quy tắc nào về độ dài của mật khẩu hoặc những ký tự mà mật khẩu cần chứa.

Sử dụng công cụ đọc chính tả để nhập văn bản bằng giọng nói

Với nút "Dictate", ở trên cùng bên phải của menu "Home" của Word, bạn có thể chuyển lời nói của mình thành lời một cách liền mạch. Điều này rất tốt để ghi chú nhanh hoặc ghi chép các cuộc phỏng vấn.

Bạn có thể cần cấp quyền cho Word để truy cập micro của PC trước khi có thể sử dụng Dictate.

Bạn có thể cần phải quay lại và thực hiện các chỉnh sửa nhỏ - như mong đợi với bất kỳ phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản nào - nhưng thời gian bạn tiết kiệm được sẽ nhiều hơn mọi chỉnh sửa cần thiết.

Chế độ “Focus” có thể giúp bạn tránh bị sao nhãng khi làm việc

Viết bằng Microsoft Word có nghĩa là viết trên máy tính, có nghĩa là có quyền truy cập vào internet và tất cả những thứ gây mất tập trung.

Nếu bạn cần tập trung vào bài viết của mình, hãy xem chế độ "Focus" của Word. Điều này đặt tài liệu của bạn ở chế độ toàn màn hình và loại bỏ tất cả các nút, chỉ để lại trang. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho những người viết dễ bị chệch hướng.

Để vào chế độ Focus, hãy nhấp vào "View" ở đầu màn hình, sau đó nhấp vào "Focus".

Bạn có thể thay đổi màu nền nếu thấy màu đen quá tối.

Sử dụng Smart Search để tra cứu các từ và chủ đề mà không cần rời khỏi Word

Word cung cấp một cách để tra cứu thông tin mà không yêu cầu bạn phải điều hướng những con đường quanh co, vô tận của Bing hoặc Google.

Tất cả những gì bạn phải làm để sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh là đánh dấu từ hoặc cụm từ bạn muốn tra cứu, nhấp chuột phải vào nó và chọn "Search". Một thanh bên sẽ xuất hiện cung cấp cho bạn các kết quả tìm kiếm hàng đầu.

Smart Search có thể giúp bạn không phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng.

Thêm văn bản trình giữ chỗ vào bất kỳ đâu

Giả sử bạn muốn kiểm tra phông chữ trông như thế nào hoặc cách định dạng các trang nhất định, nhưng không có bất kỳ chữ viết nào để kiểm tra và Lorem Ipsum ra đời để giải quyết vấn đề này.

Lorem Ipsum là văn bản phụ - các từ và câu vô nghĩa có cấu trúc chính xác như các từ và câu thực tế. Nếu bạn chỉ cần văn bản làm trình giữ chỗ, Lorem Ipsum là lựa chọn hoàn hảo cho công việc này.

Nhấp vào vị trí trên trang mà bạn muốn điền văn bản và nhập “= Lorem ()” > nhấn Enter.

Theo mặc định, nó sẽ cung cấp cho bạn năm đoạn văn bản. Bạn có thể nhập một số trong ngoặc đơn để chỉ định số lượng đoạn văn bạn muốn.

Khi Lorem Ipsum xuất hiện, bạn có thể chỉnh sửa, định dạng và di chuyển nó giống như bất kỳ văn bản nào khác.

Lorem Ipsum là một cách tuyệt vời để tiếp tục làm việc trên tài liệu nếu bạn cần định dạng văn bản chưa tồn tại.

Bấm đúp để viết bất kỳ đâu trong tài liệu Word

Nếu bạn muốn viết văn bản trên một phần cụ thể của trang, bạn không cần phải kết hợp phím Enter và phím cách để truy cập vào phần đó. Chỉ cần nhấp đúp vào bất kỳ phần nào của trang trống để di chuyển con trỏ của bạn đến đó và bắt đầu viết.

Đây là một cách tuyệt vời để ghi nhanh các ghi chú vào bảng trắng hoặc kiểu Post-It-like.

Sử dụng tính năng “Translate” của Word để đọc và viết bằng tiếng nước ngoài

Để dịch văn bản sang ngôn ngữ khác, tất cả những gì bạn phải làm là chọn văn bản, nhấp chuột phải và nhấn vào "Translate" trong Word.

Bảng Translator sẽ hiển thị văn bản, sau đó bạn có thể chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch nó sang.

Sau đó, bạn có thể đặt văn bản đã dịch vào tài liệu bằng "Insert".

Word sẽ không viết bài luận tiếng Tây Ban Nha cho bạn, nhưng nó có thể giúp bạn dịch nhanh chóng.

Sử dụng Ctrl để chọn toàn bộ câu cùng một lúc

Các phím tắt lựa chọn cho phép bạn tiếp cận nhanh chóng để chỉnh sửa các câu hoặc nhiều dòng văn bản trong các khu vực riêng biệt trong tài liệu của bạn.

Nếu bạn giữ phím Ctrl và nhấp vào một từ, bạn sẽ đánh dấu toàn bộ câu có trong đó. Nếu bạn tiếp tục giữ phím, bạn có thể nhấp đúp vào các từ hoặc dòng khác để chọn chúng, ngay cả khi chúng không được kết nối. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa tất cả văn bản đã chọn cùng một lúc, thay vì từng cái một.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách định dạng lại nhiều dòng trong Word nhờ phím Ctrl.

Sử dụng các mẫu tạo sẵn để tiết kiệm thời gian

Thay vì bắt đầu từ đầu khi xây dựng sơ yếu lý lịch, menu, tài liệu quảng cáo hoặc các dự án khác, bạn có thể sử dụng mẫu Word. Các mẫu này được cung cấp bởi Microsoft và thiết lập trang để bạn có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức.

Bạn sẽ thấy các mẫu xuất hiện bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu mới. Để sử dụng một, chỉ cần nhấp vào nó.

Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các mẫu mới, ngoài bộ cài đặt sẵn.

Các mẫu có thể là một cứu cánh nếu bạn không chắc chắn về cách bắt đầu một dự án.

Tạo mẫu tùy chỉnh cho loại tài liệu bạn hay dùng

Nếu bạn thấy mình thường xuyên viết cùng một loại tài liệu - có thể bạn là sinh viên cần đặt tiêu đề trên mỗi tờ giấy - bạn có thể tạo một mẫu tùy chỉnh, để Word đảm nhận công việc bận rộn.

Tạo một tài liệu mới và định dạng nó theo cách bạn muốn. Sau đó, đi tới "Save As" và thay đổi loại tệp thành "Word Template (* .dotx)."

Lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp .dotx sẽ cho phép bạn tải nó dưới dạng mẫu trong tương lai.

Word sẽ đưa bạn đến menu "Mẫu Office Tùy chỉnh", nơi bạn có thể lưu mẫu mới của mình với một tên duy nhất. Và trong tương lai, bạn sẽ thấy mẫu xuất hiện dưới tiêu đề "Cá nhân" khi bạn tạo một tài liệu mới.

Chỉ cần nhấp vào mẫu tùy chỉnh của bạn và bạn sẽ nhận được một tài liệu Word được định dạng theo cách chính xác mà bạn đã lưu nó.