Một tệp Microsoft Word có thể lớn đến mức nào?

Khi văn bản mà bạn soạn thảo càng dài thì tệp của bạn càng lớn, nhưng kích thước nó có thể lớn đến mức nào còn phụ thuộc vào nội dung văn bản, hình ảnh và video.

Kích thước tệp tối đa cũng phụ thuộc vào định dạng tệp, các phiên bản Word mới hơn sử dụng đọc dạng DOCX trong khi các phiên bản cũ hơn sử dụng DOC.

Microsoft Word là gì?

Word là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office của Microsoft. Đây hiện cũng là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến và quen thuộc nhất đối với người dùng máy tính trên toàn thế giới.

Kích thước tệp tối đa cho tài liệu Microsoft Word

Kích thước tệp tối đa cho tài liệu Microsoft Word chỉ chứa văn bản là 32MB với các tài liệu được tạo trong các phiên bản Microsoft Word 2007 trở lên.

Kích thước tệp tối đa này sẽ nhiều chỗ cho văn bản nhưng với video và hình ảnh thì có vẻ không thoải mái lắm.

Nếu bạn chèn thêm hình ảnh hoặc video vào tài liệu của mình thì kích thước tệp tối đa sẽ tăng lên là 512MB và dễ dàng quản lý hơn nhiều. Đây là kích thước tối đa tuyệt đối nhưng bạn vẫn nên thận trọng nếu tệp tài liệu Word của mình bắt đầu đạt đến kích thước này.

Các tài liệu Word có dung lượng 512MB sẽ cực kỳ khó xử lý, đặc biệt là nếu phần lớn tệp chứa hình ảnh hoặc video. Tuy nhiên, phần lớn sẽ phụ thuộc vào tài nguyên hệ thống của bạn và liệu máy tính của bạn có đủ mạnh mẽ để làm việc với các tệp lớn như vậy hay không.

Cách kiểm tra kích thước tệp của tài liệu Word

Nếu bạn muốn kiểm tra kích thước của tài liệu Microsoft Word, bạn có thể thực hiện trong chính phần mềm Word hoặc trong Windows File Explorer.

Để kiểm tra nhanh kích thước tệp Word, bạn hãy chọn File > Info, để hiển thị menu thông tin. Menu này bao gồm các phần thông tin khác nhau về tài liệu của bạn, bao gồm tác giả, số lượng từ hiện tại và lịch sử tệp.

Ở phía bên phải của menu, bạn sẽ thấy mục Properties, nó bao gồm thống kê tài liệu, bắt đầu với thông tin kích thước tệp của tài liệu ở trên cùng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể mở thư mục chứa tài liệu của mình trong File Explorer, sau đó bấm chọn View > Details.

Trong chế độ xem Details, bạn sẽ tìm thấy kích thước tệp của tài liệu Word trong cột Size

Cách giảm kích thước tệp của tài liệu Word

Việc giảm kích thước tệp tài liệu Word sẽ rất hữu ích nếu tệp của bạn bị trở nên khó làm việc và bị treo khi đang làm. Nếu bạn chuyển đổi tài liệu cũ sang định dạng DOCX mới hơn, bạn cũng sẽ thấy những cải tiến về kích thước, các tệp DOCX tự động nén bất kỳ nội dung bổ sung nào như hình ảnh, video.

Để chuyển đổi một tài liệu sang kích thước nhỏ hơn, bạn hãy mở nó trong Word, sau đó bấm File > Info > Convert.

Cách bạn chèn hình ảnh vào tài liệu Word của mình cũng có thể ảnh hưởng đến kích thước tệp. Nếu bạn dán trực tiếp hình ảnh vào tài liệu của mình, Word sẽ chuyển đổi chúng sang định dạng BMP, lớn hơn đáng kể so với các định dạng tệp khác như JPEG.

Nếu có các tệp chưa nén trong tài liệu Word của bạn, bạn có thể nén tất cả chúng cùng một lúc bằng cách:

Bước 1: Nhấn vào File > Save As > More Options…

Bước 2: Trong hộp thoại Save As, nhấp vào Tools > Compress Pictures

Bước 3: Chọn chất lượng hình ảnh bạn muốn sử dụng cho bất kỳ hình ảnh nào trong tài liệu Word của bạn. Đối với kích thước tệp nhỏ nhất, hãy chọn E-mail (96 ppi): minimize document size for sharing > OK > Save.

Các tệp của bạn sẽ tự động nén các hình ảnh và bạn cũng có thể lựa chọn những tùy chọn khác nhưng làm vậy sẽ khiến kích thước tài liệu Word của bạn bị lớn hơn.