Nên dùng Microsoft Word và Google Docs khi nào?

Nên dùng Microsoft Word và Google Docs khi nào?

11-09-2020 Lượt xem: 1,050

Giữa Microsoft Word và Google Docs, đâu là lựa chọn tối ưu nhất cho bạn?

Trong nhiều thập kỷ gần đây, Microsoft Word đã là chuẩn mực trên thực tế cho các bộ xử lý văn bản. Sau đó, Google có vẻ như đang cố gắng kế thừa những tiêu chuẩn đó. Hãng cho ra mắt Google Docs - một phần mềm đa nền tảng, có thể tương tác, tự động đồng bộ hóa, dễ dàng chia sẻ và miễn phí.

Tuy nhiên, Google Docs còn một chặng đường dài mới có thể bắt kịp mọi tính năng của Word. Microsoft đã liên tục phát triển Word trong suốt hơn 30 năm.

Hãy cùng Vương Khang tìm hiểu về tính năng cũng như tiềm năng của hai ứng dụng này để thấy chúng nên được dùng vào trường hợp nào. 

Khả năng kỹ thuật

Nói một cách dễ hiểu, Microsoft Word có một lợi thế tuyệt vời so với Google Docs nếu xét về khả năng kỹ thuật. Từ những phiên bản tương đối thô sơ ban đầu vào thập niên 1980, Microsoft đã bổ sung nhiều công cụ và tùy chọn mới trên mỗi phiên bản kế tiếp. Hầu hết công cụ chỉnh sửa cần thiết đều có sẵn trên Google Docs, nhưng những ai đã dùng quen Microsoft Word chắc hẳn sẽ thấy bộ xử lý từ Google còn nhiều điểm hạn chế.

Microsoft Word vượt trội hơn Google Docs về công cụ và tùy chọn chuyên sâu hơn.

Từ việc chỉnh vị trí của hình ảnh cho tới những kỹ thuật nâng cao hơn như Macros hay Mail Merge, Microsoft Word giành chiến thắng áp đảo bởi hỗ trợ cho việc viết chuyên sâu hơn. Các tính năng mở rộng của Word còn bao gồm kết hợp hình ảnh và đồ họa, nhiều tùy chọn thêm cho kiểu văn bản, dễ dàng bổ sung Footnote và Ciation. Đồng thời, Word còn mang đến một bảng điều khiển và định dạng tốt hơn Google Docs.

Giao diện

Một điều tương tự giúp Word vượt trội hơn về tính năng, nhưng đồng thời khiến nó phức tạp hơn chính là giao diện người dùng. Nhờ tích hợp hàng trăm công cụ và tùy chọn, việc tìm ra một công cụ chính xác trong Word có thể khiến người mới làm quen lúng túng. Trong khi đó, Google Docs lại tương đối đơn giản để chọn nhưng hạn chế hơn nếu xét về các tùy chọn.

Microsoft Word có giao diện phức tạp hơn vì chứa nhiều công cụ và tùy chọn hơn so với Google Docs.

Ngoài những công cụ định dạng văn bản tiêu chuẩn và một số tính năng bổ sung như tables, rulers, page numbers và footnotes, không có nhiều thứ ở giao diện người dùng Word mà bạn có thể tìm được ở một bộ chỉnh sửa văn bản cơ bản.

Để người dùng sử dụng một cách thoải mái, đơn giản hơn, Microsoft đã nỗ lực đơn giản hóa giao diện người dùng Word trong những năm gần đây. Tuy nhiên, nếu bạn mong muốn những công cụ đơn giản hơn nữa và một văn bản dễ dàng cho phép người dùng khác truy cập, Google Docs có thể đáp ứng.

Khả năng tương thích file

Word và Docs đều tương thích với hầu hết định dạng xử lý văn bản quen thuộc như Word, PDF và RTF. Song, Microsoft Word có thể nhập file của chính nó nhanh hơn và hiển thị tốt hơn nhiều định dạng file phức tạp phù hợp với nhiều chương trình khác nhau thuộc gia đình Microsoft.

Các file của Google Docs có thể được tải xuống trong cùng một định dạng giống văn bản Word, nhưng chúng xuất sắc hơn ở chỗ có thể xuất bản ngay lập tức tài liệu như một trang web. Microsoft Word tồn tại những hạn chế đáng kể khi làm điều tương tự, bởi vì nhiều yếu tố đã chỉnh sửa như bố cục và định dạng có thể mất trong bản chuyển đổi.

Tùy chọn chia sẻ

Word bao gồm nhiều công cụ chỉnh sửa và đánh dấu để chia sẻ và biên tập khi làm việc nhóm. Phiên bản Office 365 sau đó của chương trình còn cho phép chỉnh sửa và chia sẻ dựa trên web. Tuy nhiên, một trở ngại ở đây là người dùng không biết tiếng anh có thể thấy lúng túng.

Google Docs có lợi thế nếu xét về tính năng chia sẻ và cho phép truy cập nhanh.

Khi bạn muốn gõ nhanh một văn bản để có thể chia sẻ trên Google Drive, Google Docs có lợi thế hơn. Người dùng Google Docs có thể dễ dàng kiểm soát xem ai có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc có khả năng truy cập tài liệu ngay từ đầu. Trong khi đó, văn bản Word chỉ có thể chia sẻ trong những liên hệ riêng biệt.

Word có tính năng Track Changes và nhận xét để cộng tác, nhưng timeline của Google Docs cho phép người dùng so sánh bất kỳ văn bản đã chỉnh sửa nào với bản cũ và biết được ai đã thực hiện thay đổi vào lúc nào.

Nền tảng, công cụ hỗ trợ và tùy chọn truy cập

Như một dịch vụ dựa trên nền tảng web, Google Docs có sẵn trên bất kỳ nền tảng deskop nào với trình duyệt hiện đại. Nó bao gồm Windows, MacOS, Linux, Chrome OS và trong một vài trường hợp, thậm chỉ cả những nền tảng di động ở chế độ tương thích.

Các ứng dụng cho Google Docs có sẵn ở Android và iOS, nhưng lại không có trên Windows Phone hoặc Blackberry. Bạn cần kết nối mạng nếu dùng máy tính để bàn, trừ khi bạn sử dụng Chrome OS hoặc ứng dụng Browser. Để đăng nhập, bạn cần có tài khoản Google.

Microsoft Word và Google Docs cũng có thể được tăng cường khả năng làm việc nhờ các công cụ hỗ trợ từ nhà phát triển thứ ba. Microsoft Word (một tập hợp con của Office) có sẵn cho Windows và MacOS, nó cũng được cài đặt sẵn trên các thiết bị Windows Phone. Word miễn phí cũng có sẵn trên Android và iOS. Còn Office 365 cũng có sẵn trên các trang web cho các trình duyệt hiện đại.

Tất cả các văn bản đã lưu trong Google Docs không chỉ được tự động tải lên Cloud mà còn tự động tạo ra một file riêng biệt khi thực hiện thay đổi. Microsoft cho phép người dùng đồng bộ hóa, chỉnh sửa và mở văn bản Word online, nhưng yêu cầu bạn phải cài đặt OneDrive sao lưu đối với file Microsoft Office 2019 hoặc sở hữu gói đăng ký Microsoft 365.

Đâu là lựa chọn tối ưu nhất cho bạn?

Tóm lại, nếu đã quen với Word hoặc tin tưởng vào các tính năng mở rộng của nó, bạn có thể gắn bó.

Ngược lại, nếu tất cả những gì bạn cần chỉ là một bộ xử lý văn bản đơn giản hoặc ưu tiên chức năng chia sẻ với những người dùng khác, Google Docs thừa khả năng để làm điều ấy.

 

Bài viết liên quan


0913.111111

Chỉ đường

Chat FB

Chat Zalo

0913.111111