8 mẹo và thủ thuật tiết kiệm thời gian tuyệt vời cho Microsoft Word

Microsoft Word từ lâu đã trở thành trình soạn thảo văn bản quen thuộc với người dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể biết và sử dụng được hết những tính năng của ứng dụng này. Chính vì vậy, Vương Khang sẽ mách bạn một vài mẹo để tận dụng và sử dụng Microsoft Word một cách hữu ích hơn trong bài viết dưới đây.

Chuyển đổi văn bản sang chữ in hoa

Đôi khi đang soạn thảo văn bản thì bạn chợt nhớ ra yêu cầu của nó là in hoa mà gõ lại sẽ rất tốn công sức. Đừng lo lắng, chỉ với một thao tác chưa tới 3 giây mà Vương Khang giới thiệu là bạn có thể chuyển toàn bộ đoạn văn bản chữ thường thành chữ viết in hoa.

• Bước 1: Chọn văn bản cần in hoa bằng cách bôi đen toàn bộ

• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F3 là bạn đã có thể chuyển đổi toàn bộ văn bản thành chữ thường sang chữ viết in hoa.

Dịch toàn bộ văn bản

Bắt đầu từ phiên bản Microsoft Word 2013, Microsoft đã tích hợp thêm bộ engine phiên dịch Microsoft Translator. Mặc dù tính năng này không thể tối ưu bằng Google Translate nhưng trong trường hợp khẩn cấp bạn có thể sử dụng nó theo cách sau:

• Bước 1: Chọn đoạn văn bản hoặc từ cần dịch

• Bước 2: Chọn thẻ Review > Translate > Translate Document

• Bước 3: Sau khi chọn xong ngôn ngữ, nhấn mũi tên xanh để tiến hành dịch văn bản. Sau đó chọn Yes khi Microsoft Word xác nhận bạn có muốn tiếp tục trên trang web không và bạn sẽ được chuyển đến web dịch, kèm theo đó là nội dung đã được dịch sẵn.

Chèn nhanh ngày và giờ hiện tại

Để chèn thời gian hiện tại vào văn bản Word, bạn có thể sử dụng các tổ hợp phím:

• Chèn ngày hiện tại: Shift + Alt + D

• Chèn giờ hiện tại: Shift + Alt + T

Tính năng Screenshot

Thay vì sử dụng phím Print Screen (PrtScn) trên bàn phím, sau đó dùng một phần mềm chỉnh sửa ảnh và dán vào (Ctrl + V) rồi chỉnh sửa cho phù hợp, hiện nay, bạn có thể sử dụng Microsoft Word hỗ trợ chèn nhanh hình ảnh của một cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy tính vào văn bản đang soạn thảo.

• Bước 1: Vào tab Insert > Screenshot

• Bước 2: Khi Word hiện ra những ứng dụng đang chạy trên Windows, bạn chỉ cần bấm vào hình cần chụp và nó sẽ hiện trên văn bản của bạn ngay lập tức

Ẩn nội dung văn bản bí mật

Nếu như bạn vẫn thường hay phải ẩn đoạn văn bản bằng việc bôi trắng chúng thì hãy bỏ cách đã cũ và dễ bị phát hiện khi bôi đen này đi, Vương Khang sẽ giới thiệu với bạn cách làm mới mẻ và tối ưu hơn so với cách truyền thống kia.

• Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn ẩn đi

• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + D trên bàn phím

• Bước 3: Tích vào dấu Hidden trong hộp chọn trên màn hình và văn bản cần ẩn sẽ biến mất

Để xem lại đoạn văn bản đã ẩn này, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn.

Chỉnh sửa file PDF

Thông thường, bạn sẽ phải chuyển file PDF về file Word khi cần chỉnh sửa văn bản nhưng kể từ phiên bản Microsoft 2013 thì bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file PDF một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

• Bước 1: Bấm chuột phải vào file PDF cần chỉnh sửa

• Bước 2: Chọn Open with > Microsoft Word...

• Bước 3: Chỉnh sửa file theo ý muốn

Gõ văn bản từ bất cứ vị trí nào trong trang

Khi muốn gõ văn bản tại một vị trí bất kỳ, bạn thường phải di chuyển con trỏ chuột tới dòng cần soạn thảo rồi dùng phím cách di chuyển con trỏ tới vị trí cần soạn thảo.

• Bước 1: Di chuột tới vị trí cần soạn thảo

• Bước 2: Sau đó nhấp đúp chuột vào vị trí đó, lúc này con chuột lập tức xuất hiện tại vị trí bạn mong muốn

Kiểm tra sự tương thích với các phiên bản Word cũ

Vấn đề lỗi font, định dạng thường rất hay gặp phải khi bạn cần in văn bản ở ngoài và phải mất khá nhiều thời gian để mày mò, chỉnh sửa nó về định dạng ban đầu hoặc một số phiên bản Word cũ không thể nhận diện được các văn bản Word từ phiên bản mới hơn. Chính vì vậy, bạn hãy kiểm tra trước sự tương thích với các phiên bản Word cũ bằng cách:

• Bước 1: Sau khi hoàn tất soạn thảo văn bản, bạn chọn File > Info

• Bước 2: Trong cửa sổ Info, bạn di chuột tới Check for Issues > Check Compatibility. Lúc này, Word sẽ kiểm tra cho bạn những phần nào trong văn bản của bạn không tương thích so với phiên bản cũ cũng như liệt kê ra để bạn chỉnh sửa.

Hy vọng với những thủ thuật đơn giản mà Vương Khang hướng dẫn trong bài viết trên đây sẽ giúp bạn sử dụng trình soạn thảo văn bản Word một cách thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.